UMUM DAN KEPEGAWAIAN
TUGAS POKOK
Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas membantu Sekretaris dalam menyelenggarakan urusan:
- Administrasi umum;
- Ketatausahaan;
- Kepegawaian;
- Rumah tangga kantor;
- Kearsipan;
- Persuratan;
- Perlengkapan dan aset;
- Kehumasan dan protokol;
- Pelayanan administrasi kepada seluruh bidang di lingkungan Dinas P2KBP3A.
FUNGSI SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
A. Administrasi Umum
Melaksanakan seluruh pelayanan administrasi perkantoran.
Ruang lingkup:
- Pengelolaan surat masuk dan keluar.
- Tata naskah dinas.
- Agenda surat.
- Penggandaan dokumen.
- Pengarsipan dokumen.
- Pengelolaan buku ekspedisi.
- Administrasi rapat.
- Pengelolaan buku tamu.
- Pengelolaan dokumen kerja.
- Pengelolaan stempel dinas.
Output:
- Surat terdokumentasi.
- Arsip tertata.
- Administrasi tertib.
B. Pelayanan Persuratan
Melaksanakan seluruh proses administrasi surat.
Meliputi:
- Registrasi surat masuk.
- Distribusi surat.
- Pembuatan disposisi.
- Pembuatan surat keluar.
- Penomoran surat.
- Pengiriman surat.
- Digitalisasi surat.
Indikator:
- Surat diproses maksimal 1 hari kerja.
- Tidak ada surat hilang.
C. Kearsipan
Mengelola arsip aktif maupun inaktif.
Kegiatan:
- Klasifikasi arsip.
- Penyimpanan arsip.
- Pemeliharaan arsip.
- Pemindahan arsip.
- Pemusnahan arsip sesuai jadwal retensi.
- Digital arsip.
Output:
- Arsip mudah ditemukan.
- Arsip sesuai standar ANRI.
D. Administrasi Kepegawaian
Mengelola seluruh administrasi ASN dan PPPK.
Meliputi:
- Data pegawai.
- SIASN.
- Daftar Urut Kepangkatan.
- Kenaikan pangkat.
- KGB.
- Pensiun.
- Mutasi.
- Cuti.
- Izin belajar.
- Tugas belajar.
- Diklat.
- Sertifikat pelatihan.
- SK pegawai.
- Penilaian SKP.
- Disiplin ASN.
Output:
- Database pegawai valid.
- Tidak ada keterlambatan layanan.
E. Pengembangan SDM Aparatur
Melaksanakan pembinaan aparatur.
Meliputi:
- Analisis kebutuhan diklat.
- Pelatihan.
- Workshop.
- Bimtek.
- Coaching.
- Orientasi pegawai baru.
- Evaluasi kompetensi.
F. Disiplin Pegawai
Melaksanakan pembinaan disiplin ASN.
Kegiatan:
- Absensi.
- Presensi elektronik.
- Rekap kehadiran.
- Apel.
- Pembinaan disiplin.
- Monitoring jam kerja.
- Penegakan kode etik.
G. Rumah Tangga Kantor
Mengelola seluruh kebutuhan operasional kantor.
Meliputi:
- Kebersihan kantor.
- Keamanan kantor.
- Pemeliharaan gedung.
- Pemeliharaan AC.
- Listrik.
- Air.
- Kendaraan dinas.
- Taman kantor.
- Ruang rapat.
Output:
- Kantor bersih.
- Sarana berfungsi baik.
H. Pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD)
Melaksanakan administrasi aset.
Meliputi:
- Inventarisasi.
- KIB.
- Label aset.
- Stock opname.
- Pemeliharaan aset.
- Penghapusan aset.
- Usulan pengadaan.
Dokumen:
- KIB A–F.
- Daftar inventaris.
- Berita acara.
I. Pengadaan Barang Persediaan
Mengelola kebutuhan ATK dan barang habis pakai.
Meliputi:
- ATK.
- Bahan cetak.
- BBM.
- Konsumsi rapat.
- Alat kebersihan.
- Persediaan kantor.
J. Kehumasan
Melaksanakan pelayanan informasi.
Meliputi:
- Dokumentasi kegiatan.
- Publikasi.
- Website.
- Media sosial.
- Hubungan media.
- Press release.
- Informasi publik.
K. Keprotokolan
Mengatur kegiatan pimpinan.
Meliputi:
- Jadwal Kepala Dinas.
- Penyambutan tamu.
- Acara resmi.
- Perjalanan dinas.
- Susunan acara.
- MC.
- Protokol kunjungan.
L. Pelayanan Rapat
Melaksanakan administrasi rapat.
Meliputi:
- Undangan.
- Daftar hadir.
- Notulen.
- Konsumsi.
- Dokumentasi.
- Ruangan.
- Peralatan rapat.
M. Perjalanan Dinas
Mengelola administrasi perjalanan dinas.
Meliputi:
- SPT.
- SPPD.
- Tiket.
- Hotel.
- Laporan perjalanan.
- Pertanggungjawaban.
N. Pengelolaan Kendaraan Dinas
Melaksanakan administrasi kendaraan.
Meliputi:
- Jadwal kendaraan.
- Servis.
- Pajak.
- STNK.
- BBM.
- Sopir.
O. Pengamanan Dokumen
Melaksanakan perlindungan dokumen penting.
Meliputi:
- Dokumen rahasia.
- Arsip vital.
- Backup digital.
- Penyimpanan aman.
P. Penyusunan SOP Administrasi
Menyusun dan memperbarui SOP.
Contoh SOP:
- Surat masuk.
- Surat keluar.
- Cuti.
- Perjalanan dinas.
- Arsip.
- Penggunaan kendaraan.
- Penggunaan ruang rapat.
Q. Monitoring dan Evaluasi Administrasi
Melaksanakan evaluasi pelayanan sekretariat.
Meliputi:
- Monitoring kinerja.
- Kepatuhan SOP.
- Audit internal.
- Tindak lanjut temuan.
Dokumen yang Menjadi Tanggung Jawab Subbag Umum dan Kepegawaian
- SK Pegawai
- SK Tim
- SK Panitia
- Surat Masuk
- Surat Keluar
- Agenda Surat
- Buku Ekspedisi
- Daftar Hadir
- Rekap Absensi
- SKP ASN
- Arsip Kepegawaian
- Arsip Dinamis
- Daftar Inventaris Barang
- Kartu Inventaris Barang (KIB)
- Berita Acara Serah Terima
- SPT
- SPPD
- Notulen Rapat
- Jadwal Pimpinan
- SOP Administrasi
- Laporan Bulanan Administrasi
- Laporan Disiplin ASN
- Laporan Pengelolaan BMD
